Struktur hos det webbaserade företaget

Företag har länge haft skåp för arkiveringar. Mappar och uppmärkta pärmar. Papper som behöver sparas och då kräver ett förvaringsutrymme.  Papper och dokument som inte behöver sparas, men gör det för säkerhetsskull ändå.  Så såg situationen ut på alla företag innan datorerna slog igenom på riktigt och det att ta backup på informationen. På många håll ser det fortfarande ut så. Med papper i mängder.

Dokumenthantering utan utskrivna papper

Att helt undvika papper som behöver arkiveras är fortfarande svårt, eftersom att det finns bestämmer när det gäller ett företags ekonomiska redovisning. Pappersmängderna kan trots detta idag minskas drastiskt. Idag finns det kompletta system för dokumenthantering, som kan vara en stor hjälp för många organisationen internt. Med ett system för dokumenthantering kan man även ordna en struktur på alla de dokument som finns, vilket gör att informationen blir mer lättillgänglig för alla dem som har behov av dem. Vad som är viktigt för ett företag med webbaserade och elektroniska dokument är att dem blir tillgängliga för dem som ska ha en åtkomst och att de blir låsta för dem som inte ska ha tillträde till att läsa eller göra ändringar.  Processen att hitta det specifika dokument som man letar efter blir också lättare.

Företagskulturen spelar in

Det finns företag som har en kultur bland sina medarbetare att man gärna vill skriva ut papper och mail för att spara. Detta är dock inte längre nödvändigt och går att undvikas genom att stärka kulturen åt andra hållen. Sätt upp riktlinjer för vad man skriver ut och vad man arkiverar i sin dator, och ha återkommande föreläsningar kring vad som gäller internt och varför man har de policys som man har. Som kommun eller kommunförbund kan man få tillstånd via Skatteverket att i förtid förstöra räkenskapsinformation, något man kan läsa om här.